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Les réunions Zoom, bien qu’indéniablement un moyen productif de communiquer à distance, peuvent être pénibles.
Bien que leurs capacités à distance permettent une plus grande liberté dans la gestion du travail et de la vie, le zoom n’est pas sans douleur. Une réunion zoom avec un client ou un collègue mécontent rendra n’importe qui méfiant des futures réunions zoom. Alors zoomez sur l’étiquette de réunion – c’est l’une des nombreuses compétences que vous devez maîtriser en tant que travailleur à distance.
Afin de minimiser la gêne qui peut découler d’une réunion zoom donnée, il y a quelques règles que tout le monde devrait suivre.
Pas de silence
Il n’est pas acceptable de rester assis en silence lors d’une réunion zoom, que vous soyez en mode silencieux ou non, pendant plus de 30 secondes après que quelqu’un vous demande si vous écoutez.
Si votre travail nécessite que vous participiez très souvent à des réunions Zoom, envisagez d’établir des règles quant au type de réunion Zoom que les participants doivent éviter – comme les appels Zoom avec des clients qui pourraient avoir besoin d’une explication sur la raison pour laquelle vous êtes resté silencieux pendant un certain temps. Vous pouvez également envisager de vous couper de la pièce jusqu’à ce que les gens le remarquent et le commentent eux-mêmes.
Si votre téléphone sonne, ne répondez pas
Si vous dirigez une réunion, qu’il s’agisse d’un cours ou d’une conférence téléphonique, la sonnerie de votre téléphone perturbe toutes les personnes impliquées. Vous avez bloqué ce temps pour vous concentrer sur le sujet de la réunion. Mettez votre téléphone en mode silencieux et concentrez-vous. Se mettre en sourdine pour prendre un appel est extrêmement impoli.
Vous n’avez aucune idée de qui pourrait vous appeler à moins que vous ne regardiez votre téléphone pendant qu’il sonne. S’il s’agit d’un appel important qui ne peut pas attendre après la réunion, prévenez les gens au début de la réunion et excusez-vous à l’avance pour la perturbation potentielle causée par l’appel. De plus, si le téléphone de quelqu’un d’autre commence à sonner pendant la réunion, la réponse appropriée est de l’ignorer.
Ne répondez pas à votre téléphone s’il sonne pendant une réunion, sauf si vous attendez un appel concernant une urgence ou quelque chose qui nécessite une attention immédiate, puis dites à tout le monde au début de votre réunion que vous vous excuserez pour cet appel, expliquez pourquoi, et reviens vite. Si vous attendez un appel important que vous ne pouvez pas reporter, prévenez les gens au début de la réunion et excusez-vous à l’avance.
Ne dites pas « Vous êtes en sourdine »
Il peut être frustrant qu’il ne participe pas, mais qu’il crie « tu es en mode muet ! » vous fait ressembler à un voleur de zoom plutôt que de chercher votre collègue.
Faire de votre mieux devrait inclure d’être poli à ce sujet – les zoomeurs ne sont que des personnes aussi. Si quelqu’un tape pendant le zoom, il fait probablement de son mieux pour participer malgré les difficultés techniques. Ils n’ont pas besoin que leur collègue leur fasse remarquer que leurs collègues pensent « ainsi ».
Ce type de comportement est perturbateur et improductif – les zoomeurs se taisent souvent s’ils pensent qu’ils ne sont pas entendus. Le zoom n’est pas l’outil le plus simple, vous devez donc être patient les uns avec les autres et avec vous-même.
N’attendez pas que les gens se présentent
Tout d’abord, les gens continuent de le faire. Cela fait penser à tout le monde que la personne qui arrive en retard a fait quelque chose de bien ou d’acceptable parce que personne n’a dit que son heure d’arrivée était erronée en premier lieu.
Habituellement, d’autres personnes arriveront à l’heure et seront ennuyées que tout le monde soit arrivé en retard. Nous devrions tous nous efforcer d’arriver à l’heure afin de ne gêner personne. Commencez la réunion à l’ heure . Si quelqu’un arrive en retard, ignorez-le jusqu’à ce que ce soit son tour de parler ou de contribuer quelque chose de pertinent au sujet.
Ne faites pas d’heures supplémentaires
Il s’agit d’un problème qui touche de nombreuses personnes et qui risque de faire perdre beaucoup de temps à toutes les personnes concernées.
Pour toute personne en réunion, vous devez être bien conscient de l’heure et toujours garder votre montre à portée de main pour vous assurer qu’elle fonctionne bien tout autour. Faire des heures supplémentaires n’est ni propice ni productif ; les gens commenceront à perdre leur concentration. Pour éviter ces heures supplémentaires, vous pouvez envoyer un ordre du jour à l’avance à tous les participants afin qu’ils sachent ce qui se passe (et combien de temps prendra chaque sujet). Assurez-vous que s’il ne reste pas assez de temps pour passer en revue les sujets désignés et que tout le monde a suffisamment de temps pour retourner à son bureau, vous devez mettre fin à la réunion.
Personne ne veut perdre son temps , et le moyen le plus simple d’y parvenir est de ne pas dépasser le temps prévu. Vous pouvez toujours dire et rester poli : « J’ai une autre réunion à laquelle je dois assister. Comme nous sommes maintenant en heures supplémentaires, quelqu’un peut-il m’envoyer les notes de réunion ? »
Nous espérons que vous trouverez ces conseils utiles et que vous les mettrez en œuvre dans votre routine de travail !