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Le riunioni Zoom, sebbene innegabilmente un modo produttivo per comunicare in remoto, possono essere una seccatura.
Mentre le loro capacità remote consentono una maggiore libertà nella gestione del lavoro e della vita, lo zoom non è esente da problemi. Una riunione Zoom con un cliente o un collega insoddisfatto renderà chiunque diffidente nei confronti delle future riunioni Zoom. Quindi zoom sull’etichetta delle riunioni: è una delle tante abilità che devi padroneggiare come lavoratore a distanza.
Al fine di ridurre al minimo l’imbarazzo che potrebbe derivare da una data riunione di zoom, ci sono alcune regole che tutti dovrebbero seguire.
Nessun silenzio
Non va bene sedersi in silenzio a una riunione zoom, che tu sia in muto o meno, per più di 30 secondi dopo che qualcuno ti ha chiesto se stai ascoltando.
Se il tuo lavoro richiede di partecipare molto spesso alle riunioni zoom, prendi in considerazione la possibilità di stabilire regole sul tipo di riunioni zoom che i partecipanti dovrebbero evitare, ad esempio chiamate zoom con clienti che potrebbero aver bisogno di una spiegazione sul motivo per cui sei stato in silenzio per un po’ di tempo. Puoi anche cercare di disattivare l’audio dalla stanza fino a quando le persone non se ne accorgono e commentano da sole.
Se il tuo telefono squilla, non rispondere
Se stai conducendo una riunione, che si tratti di una lezione o di una teleconferenza, il tuo telefono squilla disturba tutti i soggetti coinvolti. Questa volta ti sei bloccato per concentrarti su qualunque cosa trattasse la riunione. Metti il telefono in modalità silenziosa e concentrati. Disattivare l’audio per rispondere a una chiamata è estremamente scortese.
Non hai idea di chi potrebbe chiamarti se non guardi il telefono mentre squilla. Se si tratta di una chiamata importante che non può attendere fino a dopo la riunione, avvisa le persone all’inizio della riunione e scusati in anticipo per la potenziale interruzione causata dalla chiamata. Inoltre, se il telefono di qualcun altro inizia a squillare durante la riunione, la risposta appropriata è ignorarlo.
Non rispondere al telefono se squilla durante una riunione a meno che non ti aspetti una chiamata per un’emergenza o qualcosa che richiede un’attenzione immediata, quindi di’ a tutti all’inizio della riunione che ti scuserai per questa chiamata, spiega perché, e torna presto. Se ti aspetti una chiamata importante che non puoi riprogrammare, avvisa le persone all’inizio della riunione e scusati in anticipo.
Non dire “Sei disattivato”
Potrebbe essere frustrante che non stia partecipando, ma gridando “sei muto!” ti fa sembrare un ladro di zoom piuttosto che cercare il tuo collega.
Fare del tuo meglio dovrebbe includere essere educato al riguardo: anche gli zoomer sono solo persone. Se qualcuno digita durante lo zoom, probabilmente sta facendo del suo meglio per partecipare nonostante le difficoltà tecniche. Non hanno bisogno che il loro collega faccia notare che i colleghi pensano “così”.
Questo tipo di comportamento è dirompente e improduttivo: gli zoomer spesso tacciono se pensano di non essere ascoltati. Zoom non è lo strumento più semplice, quindi devi essere paziente l’uno con l’altro e con te stesso.
Non aspettare che le persone si presentino
Per prima cosa, le persone continuano a farlo. Fa pensare a tutti che la persona che si presenta in ritardo abbia fatto qualcosa di buono o accettabile perché nessuno ha detto nulla sul fatto che l’orario di arrivo sia sbagliato in primo luogo.
Di solito, altre persone arriveranno in tempo e saranno infastidite dal fatto che tutti gli altri siano arrivati in ritardo. Dovremmo tutti puntare a presentarci in tempo per non creare disagi a nessuno. Inizia la riunione in tempo . Se qualcuno si presenta in ritardo, ignoralo finché non è il suo turno di parlare o di contribuire con qualcosa di rilevante sull’argomento.
Non fare gli straordinari
Questo è un problema che colpisce molte persone e ha il potenziale per far perdere una grande quantità di tempo a tutte le persone coinvolte.
Per chiunque sia in riunione, dovresti essere ben consapevole dell’ora e tenere sempre l’ orologio a portata di mano per assicurarti che funzioni senza intoppi. Fare gli straordinari non è favorevole o produttivo in alcun modo; le persone inizieranno a perdere la concentrazione. Per evitare questo lavoro straordinario, è possibile inviare in anticipo un’agenda per tutti i partecipanti in modo che sappiano cosa sta succedendo (e quanto tempo impiegherà ciascun argomento). Assicurati che se non è rimasto abbastanza tempo dalla riunione per esaminare gli argomenti designati e lasciare comunque a tutti abbastanza tempo per tornare alle proprie scrivanie, è necessario terminare la riunione.
Nessuno vuole che il proprio tempo venga sprecato e il modo più semplice per farlo è non superare il tempo programmato. Puoi sempre dire e sembrare educato “Ho un’altra riunione a cui devo partecipare. Dato che ora siamo straordinari, qualcuno può inviarmi gli appunti della riunione?”
Ci auguriamo che tu possa trovare utili questi suggerimenti e che li implementerai nella tua routine di lavoro!